Правильно оформляем документы на компьютере. Книга + CD с шаблонами и образцами типовых документов

Купить бумажную книгу и читать

Автор: Пещерская Н.Н., Козлов Н.В.

Название: Правильно оформляем документы на компьютере. Книга + CD с шаблонами и образцами типовых документов

Издательство: Наука и Техника

Год: 2007

Формат: DjVu

Размер: 36 Мб

Для сайта:

С этой книгой вы сможете быстро и эффективно создавать самые различные документы, применяемые в современном делопроизводстве. При этом приводятся правила оформления и составления документов разной направленности и назначения. По шагам описывается, как с помощью программ Word и Excel создать тот или иной документ. Немалое внимание уделяется тому, что и в какой форме должно быть написано в том или ином документе. Даются рекомендации по стилю служебного и делового письма. Рассматриваются правила международной переписки. Прилагаемый к книге диск содержит множество готовых шаблонов и образцов типовых документов, которыми вы сможете в любой момент воспользоваться.

Книга написана простым и доступным языком. Рассчитана на широкий круг читателей, чья деятельность связана с документами. Незаменима для менеджера, секретаря, бухгалтера, офисного работника.

Эта книга на каждый день!

Благодарности

ЧАСТЬ I. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ ДОКУМЕНТОВ

Глава 1. Содержание документов

Глава 2. Структура документов

2.1. Стандартная структура документа

2.2. Табличная структура документов

Глава 3. Язык служебных и деловых документов

3.1. Характерные особенности служебно-делового стиля

3.2. Грамотность

3.3. Особенности использования сокращений

3.4. Особенности употребления прописных и строчных букв

3.5. Распространенные синтаксические ошибки в деловой документации

Неправильный порядок слов в предложении

Неправильное использование предлогов

Неправильное согласование в падеже

3.6. Автоматическая проверка орфографии в текстовом редакторе Word

Проверка орфографии в документах

Автоматическая проверка орфографии и пунктуации во время набора текста

Глава 4. Требования к оформлению документов

4.1. Оформление бланков документов

4.2. Состав и правила оформления реквизитов документов

4.3. Правила оформления документов

01 — Государственный герб Российской Федерации

02 — герб субъекта Российской Федерации

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 — код организации

05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 — Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) / Код причины постановки на учет (КПП)

07 — код формы документов

08 — наименование организации

09 — справочные данные об организации

10 — наименование вида документа

11 — дата документа

12 — регистрационный номер документа

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 — место составления или издания документов

15 —адресат

16 — гриф утверждения документа

17 —резолюция

18 — заголовок к тексту

19 — отметка о контроле

20 —текст документа

21 — отметка о наличии приложения

22 —подпись

23 — гриф согласования документа

24 — виза согласования документов

25 — оттиск печати

26 — отметка о заверке копии

27 — отметка об исполнителе

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 — отметка о поступлении документа в организацию

30 — идентификатор электронной копии документа

ЧАСТЬ II. ПРАКТИКА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА КОМПЬЮТЕРЕ

Глава 5. Настройка текстового редактора Word под нужные требования. Создание бланка фирмы (предприятия) в Word

5.1. Создание и настройка нового текстового документа

Общая методика создания и редактирования документов в Word

Задание правильных параметров (размеров и полей) страницы документа

Правильная настройка шрифтов. Выбор правильного шрифта и размера букв

Междустрочный интервал

Правильная компоновка текста на странице документа

5.2. Табличный метод разметки документа (метод сетки)

Общие положения

Создание таблицы

Ввод данных в таблицу

Как изменять размеры столбцов и строк. Точное задание размеров

Как добавлять и удалять элементы таблицы

Как объединить несколько ячеек в одну или разбить одну ячейку на несколько

Как сделать непечатаемыми границы таблицы

5.3. Практика создания бланка документа в соответствии с принятыми правилами

5.4. Полезные приемы работы в Word при подготовке документов

5.4.1. Основные операции при работе с текстовым документом. Оформление и редактирование текста

Как использовать автоматическую расстановку переносов

Как выделять фрагменты текста в документе

Как выделить весь документ целиком

Как выделять большие фрагменты текста

Как автоматически найти и заменить один фрагмент текста на другой

Как автоматически проверить правописание в документе

Как включить и отключить проверку грамматики и орфографии в документе

Как выровнять текст внутри абзаца

Как разместить текст в газетные колонки

Как сделать так, чтобы Word автоматически исправлял опечатки при наборе текста

Как быстро убрать все оформление для фрагмента текста

Как вставить разрыв страницы

Как сохранить уже существующий файл под другим именем (в другом месте, с другим расширением)

5.4.2. Печать документа

Как просмотреть документ перед печатью

Как вывести документ на печать

Как распечатать только определенные страницы в документе

Как распечатать только выделенный фрагмент текста из документа

Как отключить печать рисунков, содержащихся в документе, при печати самого документа

5.4.3. Списки и спец. приемы работы с таблицами

Как сделать в тексте нумерованный или ненумерованный список

Как изменить оформление существующего списка

Как сделать многоуровневый список

Как изменить ориентацию текста в таблице

Как сортировать данные в таблице

5.4.4. Номера страниц и колонтитулы

Как автоматически пронумеровать страницы

Как удалить автоматическую нумерацию страниц

Как вставить колонтитул

5.4.5. Вставка в текстовый документ различных объектов

Как вставить рисунок в текстовый документ

Как изменить размеры вставленного рисунка

Как удалить рисунок из документа

Как нарисовать рисунок в документе

Как вставить сноску. Как пользоваться сносками

Как вставлять закладки. Как пользоваться закладками

Как вставить в текст специальный символ

Как создать и вставить в текстовый документ математическую формулу?

5.4.6. Приемы профессиональной работы

Как автоматически пронумеровать рисунки и таблицы

Как подсчитать количество строк, слов и символов во фрагменте текста

Как не переносить словосочетание на следующую строку

Как автоматически пронумеровать параграфы

Как переопределить стиль заголовка

Как автоматически создать оглавление

Как упорядочить фрагменты текста по алфавиту

Подгонка страниц

Шаблоны

Расширенные возможности поиска требуемых фрагментов текста. Как найти фрагмент на другом языке/курсивом/ выделенный цветом

Как сравнить два документа

Как включить режим контроля исправлений

Как назначить командам клавиатурные сокращения

Глава 6. Создание и оформление организационно-правовых документов

6.1. Общие сведения об организационно-правовых документах

6.2. Устав

6.3. Учредительный договор

6.4. Положение об организации

6.5. Положение о структурном подразделении

6.6. Штатное расписание

6.7. Должностная инструкция

Глава 7. Создание и оформление распорядительных документов

7.1. Приказ

7.1.1. Общие положения

7.1.2. Приказы по личному составу

Общие правила оформления приказов по личному составу

Приказ о приеме работника на работу (форма Т-1)

Приказ о направлении работника в командировку ( форма Т-9)

Приказ о переводе работника на другую работу (форма Т-5)

Приказ о поощрении работника (форма Т-11)

Приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6)

Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (форма Т-8)

7.2. Распоряжение

7.3. Постановление

Глава 8. Создание и оформление информационно-справочной документации

8.1. Докладная записка

8.2. Служебная записка

8.3. Объяснительная записка

8.4. Доверенность

8.5. Предложение

8.6. Заявление

8.7. Протокол

8.8. Акт

8.9. Сводка

8.10. Заключение

8.11. Отзыв

8.12. Перечень

8.13. Список

8.14. Справки

8.15. Командировочное удостоверение

ЧАСТЬ III. ПЕРЕПИСКА

Глава 9. Деловая переписка

9.1. Общие положения. Этикет деловой переписки

9.2. Требования к структуре и оформлению деловых писем

Глава 10. Виды официальных деловых писем, особенности их создания и оформления

10.1. Сопроводительное письмо

10.2. Письмо-просьба

10.3. Письмо-запрос

10.4. Письмо-ответ

10.5. Письмо-сообщение

10.6. Письмо-подтверждение

10.7. Информационное письмо

10.8. Гарантийное письмо

10.9. Письмо-извещение

10.10. Письмо-приглашение

10.11. Письмо-предложение (коммерческое предложение)

10.12. Письмо-напоминание

10.13. Письмо-требование

10.14. Письмо-благодарность

10.15. Письмо-поздравление

Глава 11. Международная переписка

11.1. Структура и смысловые части делового письма международной переписки (на англ. языке)

Общая структура

Заголовок

Дата отправления

Наименование и адрес получателя

Обращение

Указание на содержание письма

Основной текст письма

Заключительная формула вежливости

Подпись отправителя

Инициалы автора письма и исполнителя

Указание на приложение

Постскриптум

Уведомление о наличии копий

11.2. Оформление делового письма

11.3. Конверты

11.4. Встречающиеся английские сокращения и их расшифровка с переводом

Список стандартных сокращений, употребляемых в обычной повседневной переписке

Список сокращений, применяемых в деловой переписке

Приложение. Полезные правила русского языка на каждый день

О - А в безударных корнях-лаг-, -лож-

О - А в безударных корнях-раст-, -ращ-, -рос-

О - А в безударных корнях -кос-, -кас-

Правописание корней - гар---гор -, -зар---зор-, -клан---клон-, -твар --- твор-

И - Е в корнях с чередованием

О - А в безударных корнях-мок- (-моч-) - -мак-, -равн --- ровн-

О - Е(Ё) в корнях после шипящих

И - Ы после Ц

О - Е после шипящих и Ц в суффиксах и окончаниях существительных и прилагательных

Приставки на ...з - ...с

Приставки пре- и при-

Гласные Ы и И после приставок

Падежи и падежные окончания имен существительных

Особенности склонения существительных на -ия, -ий, -ие

Разносклоняемые существительные на –мя

НЕ с существительными

НЕ с прилагательными

-Н-, -НН- в суффиксах прилагательных

Склонение количественных числительных

Склонение составных количественных числительных

Ь на конце и в середине числительных

НЕ-, НИ- в отрицательных местоимениях